Flexible Arbeitszeitmodelle erfordern flexible Arbeitsplätze

Die Work-Life-Balance sollte passen: Viele Gründe für flexible Arbeitszeitmodelle

Die Work-Life-Balance sollte stimmen: zahlreiche Gründe für flexible Arbeitszeitmodelle

Flexible Arbeitszeitmodelle wie Teilzeit, Gleitzeit oder die überwiegende Arbeit im Home Office erfordern auch bei der Gestaltung und Einrichtung der Büroräume ein gewisses Umdenken, um flächeneffizient den vorhandenen Raum zu nutzen. In vielen Branchen verbringt durch flexible Arbeitszeitmodelle nicht jeder Mitarbeiter jeden Tag im Büro oder mit derselben Tätigkeit. Außendienstmitarbeiter oder Berater sind viel unterwegs und benötigen weniger einen fixen Schreibtisch als den produktiven Austausch und Kontakt mit den Kollegen, wenn sie im Büro sind. In anderen Büros ist der ständige Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsformen wie Einzelarbeit, Teamwork und Meeting erforderlich. Eine flexible Anordnung der Raumstrukturen ist dabei hilfreich. Eine traditionelle Büroeinrichtung korreliert nur selten mit diesen neuen und deutlich flexibleren Modellen des „Mobile Working“. Eine Umgestaltung hin zu modernen Bürokonzepten betrifft nicht nur das tatsächlich Greifbare, wie das Mobiliar in den Büroräumen, sondern beginnt vor allem auch bei der Einstellung der Mitarbeiter und ihrer Bereitschaft, sich auf die anstehenden Veränderungen einzulassen. Eine konsequente Umgestaltung der Strukturen hin zum mobilen Büro greift zwar in die bisherigen Gewohnheiten und Strukturen ein, sorgt aber gleichzeitig auch für mehr Freiheit in der Gestaltung der eigenen Arbeit. Offen und flexibel sind dabei die Schlagworte, die am häufigsten fallen, um die neuen Raumstrukturen zu beschreiben. Der Fokus dieser neuen Organisationskonzepte liegt auf der Optimierung der Arbeitsprozesse vor allem in wissensintensiven Branchen. Wichtiger als ein persönlicher Schreibtisch in einer kleinen Bürozelle ist in der modernen Bürokultur eine zuverlässige und weitreichende Vernetzung, die nicht mehr von einem standortgebundenen Arbeitsplatz abhängig ist. Digitalisierte Daten und der Verzicht auf Papierdokumente sind ein wichtiger Schritt im Zuge der Umsetzung von flexiblen Arbeitsplätzen. Mit mobilen Arbeitsgeräten oder einer ausreichenden Vernetzung an stationierten Geräten ist der Mitarbeiter beispielsweise weiterhin unter derselben Nummer erreichbar, auch wenn er täglich den Platz wechselt oder unterwegs ist. Eine ausgereifte technische Infrastruktur, die flächendeckend für Stromanschlüsse, W-LAN und weitere Schnittstellen sind eine Grundvoraussetzung für das moderne Büro.

Räume für Teamwork und Meetings ist notwendig in modernen Büros

Platz für Teamwork und Meetings ist in modernen Büros erforderlich.

Desk Sharing und flexible Arbeitsplätze im modernen Büro

Desk Sharing ist ein modernes Bürokonzept, das mit dem anhaltenden Trend zu flexiblen Arbeitsplätzen und –zeiten korreliert. Die Mitarbeiter wählen beim Desk Sharing tagesaktuell den für ihre Tätigkeit passend ausgestatteten Arbeitsplatz und können vorhandene Strukturen somit ideal nutzen. Feste Strukturen und die tägliche Routine, die oftmals zur festgefahrenen Gewohnheit geworden sind, werden durch das Prinzip der flexiblen Arbeitsplätze aufgebrochen und neu belebt. Der tägliche Arbeitsplatz wird aufgrund der aktuellen Aufgabe gewählt, ist also für die momentanen Anforderungen jeweils bestens ausgestattet. Neben der angestrebten Einsparung von ungenutztem Mobiliar und leerstehender Bürofläche spielt die angestrebte Verbesserung der Work-Life-Balance für die Mitarbeiter eine ebenso große Rolle. In vielen Unternehmen sind Räume und Mobiliar eben nicht durchgehend optimal ausgelastet. Da beispielsweise auch Außendienstmitarbeiter einen festen Sitzplatz im Büro haben, obwohl sie vielleicht nur einen von fünf Tagen in der Woche auch tatsächlich an diesem Platz verbringen. Die restliche Woche ist der Platz ungenutzt und liegt gewissermaßen den Großteil der Zeit brach. Durch das Prinzip Desk Sharing entsteht ein non-territorialen Büro, das nicht mehr flächendeckend aus klassischen Standardarbeitsplätzen besteht, sondern eine optimierte Nutzung der vorhandenen Fläche forciert. Der Flächenbedarf wird reduziert und durch flexibel nutzbare Zonen, die für jeden anwesenden Mitarbeiter einen passenden Platz bereithalten, auch für Gruppenprojekte oder kurze Besprechungen, aufgewertet. Die interne Kommunikation wird durch offene und transparente Strukturen erleichtert, Teamarbeit, das Gemeinschaftsgefühl und kreative Vernetzung werden gefördert und vereinfacht, das Miteinander der Kollegen rückt verstärkt in den Fokus.

Flexibel einsetzbar im Büro: Container unter dem Schreibtisch, im bild ein Rollcontainer

Multitalent im Büro: der Container unter dem Schreibtisch, hier als Rollcontainer

Mobiler Arbeitsplatz im non-territorialen Büro der Zukunft: Clean-Desk-Policy

Die Umsetzung von mobilen Arbeitsplätzen und der Clean-Desk-Policy setzt ein Umdenken der Führungsetage sowie der einzelnen Mitarbeiter voraus. Das Festhalten am territorialen Büro, abgeschotteten Einzelbüros und vor allem an unnötigen Gegenständen, die oft den Schreibtisch bevölkern, steht oft entgegen dem direkten Weg in die Zukunft der modernen Büroarbeit. Wer jeden Abend im Rahmen der „clean-desk-policy“ eine halbe Stunde lang Unterlagen, Bilderrahmen oder anderen Kleinkram von „seinem“ Schreibtisch entfernen muss, hat das Prinzip des mobilen Arbeitsplatzes noch nicht verinnerlicht. Genau diese „Umerziehung“ zur flexiblen Arbeitsweise, wie der Prozess von den Beratern und Erfindern des Prinzips gerne bezeichnet wird, ist die Grundlage für ein erfolgreiches Umsetzen des non-territorialen Büros. Während dies bei einem neu gegründeten Unternehmen oder dem Umzug in neue Räume als Grundvoraussetzung vorgegeben werden kann, stellt sich die Umstellung in den gewohnten Räumen für langjährige Mitarbeiter als etwas komplizierter dar. Persönliche Arbeitsmittel werden durch einheitliches Zubehör ersetzt, das fest zum Arbeitsplatz, aber nicht zu einem einzelnen Mitarbeiter gehört. Schreibtische und Stühle sind höhenverstellbar, bieten also für jeden Mitarbeiter den gleichen Komfort und sind das Sinnbild für eine flexible Büroeinrichtung. Das Loslassen von Besitztümern und territorialem Denken erfordert Teamgeist, bietet aber gleichzeitig mehr Freiheit und Einflussnahme auf die persönliche Arbeitsumgebung. Ist der Mitarbeiter nicht mehr auf einen materiellen Schreibtisch als sein „Eigentum“ fokussiert, intensiviert ein starkes Bürokonzept auch die Identifikation des Einzelnen mit dem gesamten Unternehmen.