Akten und Registratur – intelligente Aufbewahrung im Büro

Akten, Registratur und die sinnvolle Aufbewahrung von Unterlagen spielen eine wichtige Rolle in Büros. Intelligente Stauraum-Lösungen sind in diesem Bereich besonders wichtig, da Akten teilweise jahrelang aufbewahrt, dabei aber vielleicht noch immer regelmäßig konsultiert werden. Manche Unterlagen werden nur an einem Arbeitsplatz benötigt, andere werden von verschiedenen Mitarbeitern oder Abteilungen genützt. Daher muss die Aufbewahrung und Archivierung von Akten stets den reellen Umständen angepasst werden. Die Auswahl der Stauraumlösungen ist dabei groß und reicht von Aktencontainern, ausladenden Aktenschränken bis hin zu Bürowagen und Hängemappenwagen in verschiedenen Größen. Auch in Zeiten der zunehmenden Digitalisierung herrscht für viele Unterlagen eine Aufbewahrungspflicht von teilweise mehreren Jahrzehnten. Daher sind Aufbewahrungsmethoden für Akten und Schriftstücke bei der Büroeinrichtung und der Schreibtischplanung nicht zu vernachlässigen. Eine vorausschauende Planung der Aufbewahrungsmöglichkeiten und der besten Nutzung des vorhandenen Stauraums sind für einen effizienten Arbeitsablauf im Büroalltag essentiell.

Aktenschränke / Aktenregale: System Solid mit 3 bis 5 Ordnerhöhen und Breiten von 40 - 100cm

Aktenschränke / Aktenregale: in das System Solid passen 3 bis 5 OH (Ordnerhöhen), Breiten von 40 bis 100 cm

Aktenordner und Aktencontainer im Büro für mehr Übersicht bei der Aktenaufbewahrung

Ein schneller Zugriff auf Akten ist für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Büroaufgaben entscheidend. Generell wird bei Akten und deren Aufbewahrung zwischen Dokumenten die sich im aktiven Gebrauch befinden und Unterlagen, die nicht mehr in tagesaktuellen Abläufen verwendet werden, unterschieden. Beides muss einen Platz in der modernen Bürolandschaft finden und sachgemäß aufbewahrt werden. Aktencontainer und Aktenschränke / Aktenregale bieten sich vor allem für große Mengen an Aktenordnern an, die in passenden Fächern übersichtlich verstaut werden können. Aktenschränke können entweder in gesonderten Räumen und Archiven als Aufbewahrungsstelle dienen oder direkt am Arbeitsplatz aufgestellt werden, um so den leichten und schnellen Zugriff zu ermöglichen. Eine datenkonforme Aktenaufbewahrung schreibt beispielsweise bei Patientenakten eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren vor, all diese Unterlagen müssen selbstverständlich sicher und übersichtlich gelagert werden. Aktenschränke oder Aktencontainer, deren Fächer dabei genau auf die Maße von handelsüblichen Aktenordnern abgestimmt sind, bieten dabei die beste Möglichkeit, den Platz effizient auszunützen. Besonders praktisch ist dabei, wenn das Fassungsvermögen bzw. die Maße des Aktenschranks dabei gleich in Ordnerhöhen angegeben wird. So wird kein wertvoller Platz durch zu hohe oder zu niedrige Fächer verschenkt.

Hängeregistraturschränke von Bisley mit Doppelauszugssperre

Hängeregistraturschränke – hier ein Modell von Bisley mit Doppelauszugssperre

Hängeregistratur für eine strukturierte Büroorganisation

Die Hängeregistratur ist in Büros als Alternative zur Aufbewahrung mit Aktenordnern sehr beliebt. Vorteil der Aufbewahrung in einer Hängeregistratur ist die hohe Übersichtlichkeit der abgelegten Registraturen durch versetzbare Reiter. So lässt sich in der Schublade oder Tischregistratur mit einem Griff die passende Mappe herausziehen und lästiges, zeitaufwändiges Suchen entfällt.
Ursprüngliche Aufgabe der Registratur war nicht nur die Verwahrung, sondern auch die sinnvolle Strukturierung der Dokumente und des Ablagesystems. Daher ist die robuste Hängeregistratur ein idealer Aufbewahrungsort, um effizient und funktional auch große Aktenstapel übersichtlich verwalten zu können, die gleichzeitig schnell zur Hand sein müssen. Dabei gibt es verschiedene Formen von Hängemappen, die sich an Häufigkeit der Verwendung und Volumen anpassen.

Bei vertikalen Hängeregistraturen werden die Hängemappen mithilfe von Metallschienen, die an beiden Enden mit sogenannten „Nasen“ versehen sind, in entsprechende Schienen eingehängt. Verschiebbare Kunststoffreiter erlauben dabei auch bei mehreren hintereinander platzierten Mappen eine klar einsehbare Beschriftung. Mit verschiedenen Mappenformen ist dabei für jeden Umfang das passende Format vorhanden. Normale Hängemappen sind seitlich offen und fassen etwa eine Füllhöhe von 10 mm, ebenso wie Hängetaschen, die zusätzlich mit sogenannten „Fröschen“ – seitlich angebrachten Leinenstreifen – versehen und damit teilweise geschlossen sind. Für größere Papiermengen, bis etwa 60 mm Füllhöhe, stehen stabile Hängesammler zur Verfügung, die durch einen eingelegten Boden ein größeres Volumen an Papier fassen können.

Laterale Hängeregistraturen, auch als Pendelregistraturen bekannt, unterstützen eine noch bessere Ausnutzung der vorhandenen Grundfläche in Büros. Hierbei werden Hefter oder Sammler mit dem Falz nach oben, meist mit einem mittig angebrachten Beschlag, an schienen gehängt. Vorteil der lateralen Hängeregistratur ist, dass sich Schränke, Regale etc. auch nachträglich ganz einfach mit einer passenden Aufhängung versehen lassen.

Bürowagen für etwa 100 Hängemappen

Bürowagen – dieses Modell fasst rund 100 Hängeordner

Bürowagen und Hängemappenwagen für ein flexibles und aufgeräumtes Büro

Flexibilität am Arbeitsplatz ist mit Zubehör wie Bürowagen oder Hängemappenwagen besonders einfach umzusetzen. Ein Bürowagen ist in verschiedenen Ausführungen erhältlich, beispielsweise als Hängemappenwagen, und ist ein wichtiger Bestandteil der modernen Büroeinrichtung. Im Gegensatz zu großen und feststehenden Büromöbeln, ist ein Bürowagen ebenso wie ein Hängemappenwagen sehr flexibel einsetzbar und kann an mehreren Arbeitsplätzen genutzt werden. Mit einem hochwertigen Bürowagen lässt sich die Funktionalität und Ordnung im Büro steigern, da Akten, Büromaterial oder sonstiges Zubehör schnell und einfach dorthin bewegt werden können, wo sie gerade gebraucht werden. Ist der Bürowagen auch noch mit einer Ablagefläche versehen, verwandelt er sich zusätzlich noch in einen rollenden Mehrzwecktisch, der die Arbeitsfläche des Schreibtischs erweitern kann. Als Hängemappenwagen bietet ein Bürowagen jedem Mitarbeiter einen schnellen Zugriff auf tagesaktuelle Akten und Dokumente, ohne sie im eigenen Schreibtisch verstauen zu müssen. Damit sind der Flexibilität in der modernen Bürolandschaft keine Grenzen gesetzt und intelligente Aufbewahrungslösungen passen sich den aktuellen Bedürfnissen des tatsächlichen Arbeitsalltags an.